Ситуация и предпосылки

Крупная строительная компания, занимающаяся управлением проектами, попросила нас помочь с диагностикой и оптимизацией процесса контроля лимитов, ведения договорной и претензионно-исковой работы. Компания ежедневно заключает большое количество договоров, поэтому было очень важно наладить системный подход и оперативно контролировать, что все стороны, участвующие в сделке, выполняют свои обязательства

Результаты анализа

В результате проведённой диагностики были определены ключевые проблемы:

  • неэффективно работала система контроля лимитов по договорам
  • по ряду категорий услуг договора «дробили», чтобы обойти процедуры закупки
  • было сложно анализировать и управлять договорами из-за большого числа дополнительных соглашений
  • снижалось качество исполнения и ведения претензионно-судебной работы из-за слабого контроля за финальными условиями договоров
  • функции по договорной и претензионно-судебной работе были децентрализованы

Рекомендации

Были предложены и реализованы инициативы по следующим блокам:

  • внедрить «жёсткий» сценарий контроля лимитов на уровне договоров и видов работ, что позволит своевременно управлять перерасходом лимитов и финансовым результатом
  • ограничить возможность заключать договор с одним и тем же контрагентом несколько раз в год
  • доработать существующую ИТ-систему формирования финальных условий договора и контроля ключевых событий по договорам
  • передать ответственность по ведению договорной работы в одно подразделение

Результаты проекта

  • Снизился процент отклонения фактических результатов финансовой деятельности от планируемых
  • Снизилась стоимость закупки по ряду категорий за счет эффекта масштаба
  • Увеличилась доля выигранных судебных разбирательств